【作業効率アップ必須】よく使うエクセルの関数を厳選

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本記事はエクセルの基礎となる、エクセルの関数を初心者でも分かりやすいように解説していきたいと思います。この記事を読んで、エクセルの関数を使いこなすことで、作業効率を大幅にアップしてくださいね。

そもそも関数とは、エクセルのセルの中をクリックした時に、直打ちで書くコードです。それが関数。よくセルの中を押して半角イコールの後、英字・ないしは数字を入力する人がいるかと思いますが、それです。

=関数名(セル範囲や条件など)

と書きます。正確に記述することにより、そのセルの中で計算をしてくれるのです。凄いですね、エクセル。

集計するのならSUM関数

指定した範囲内の数値の合計を求める関数をSUM関数と呼び、例えばA1からA8までのセルを計算したいという方は、

=SUM(A1:A8)

と書きます。

今度は、A1からB9までのセルの合計値を出したいときは、

=SUM(A1:B9)

と書きます。

まとめると、

=SUM(範囲指定)

です。範囲を選択する時は「:」です。「;』ではないので、気をつけてくださいね。

AVERAGE関数

次にご紹介するのが、AVERAGE関数。これは英語でも御馴染み、指定した範囲内の平均値を出す関数です。

上記にちなんで、A1からA8までのセルの平均値を集計するとしましょう。対象セルを選択して、

=AVERAGE(A1:A8 )

と書きましょう。

つまり、まとめると

=AVERAGE(範囲指定)

MAX・MIN関数

次はMAX関数、MIN関数。合計値、平均値をきて、次は指定された範囲内で最大値、最小値を調べる関数です。

A1からC9までの最大値、最小値を求めるには、

=MAX(A1:C9)

=MIN(A1:C9)

と求めます。

つまり、

=MAX(指定範囲)/MIN(指定範囲)

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、決められた範囲内において、条件に当てはまるセルの数を数える関数です。

=COUNTIF(指定範囲,検索条件のセル(もしくは検索値)

と書きます。

例えば、A1からC9までの範囲内において、範囲外となるD1と同一の値がいくつあるか調べる時にはどうしたら良いのでしょうか。

答えは

=COUNTIF(A1:C9,D1)

です。

D1の値は例えば文字列「県」だとしましょう。

その場合は、

=COUNTIF(A1:C9,”県”)

とかくことも可能です。

VLOOKUP関数

会社でエクセルを使う際に、一番使うであろうのがこのVLOOKUPです。条件に当てはまるセルを表示させる関数です。是非この機会に覚えてほしいです。

どうやって使うのでしょうか。

=VLOOKUP(検索条件のセル,範囲指定,列番号,検索方法の指定)

例えば、シート1には、A列に果物番号、B列に果物名、C列が果物の価格が書かれているとします。一方シート2には、A列には果物番号があるものの、B列に果物の原産国が書かれています。

あなたは、シート1のD列にA列の果物番号に合わせて、原産国を記入していかなくてはなりません。もちろん、シート2とシート1のA列の番号の順番はばらばらです。(※同じ順番の場合は、コピペで行きます)。さあ、どうしますか?

といった状況下で使えるのがこの関数です。

答えは、D1に、以下のように書きます。

=VLOOKUP(A1,シート2!A:D,2,0)

解説すると、A1と同じ値をシート2の決められた範囲、ここではシート2!$A:$Dから探してください。その際、番号が左側にあることが前提条件として必要となります。

もし、その同じ番号を見つけたら、何番目を表示させますか、ということで列番号、ここでは2番目としています。

検索方法の指定を0としているのは、完全合致としているからです。

LEFT関数・RIGHT関数

これは左から何文字目までを取り出す、それとも右から取り出す?という時に使える関数です。文字数を指定し、先頭(左端)から指定した文字数分の文字列を抽出する関数。その際、全角文字や半角文字は区別されず、両方とも1文字として数えられることが特徴です。

=LEFT(セル指定,文字数)

=RIGHT(セル指定,文字数)

と書きます。

例えば、田中光二郎という名前の人がいたとしましょう。

その際、今はA1セルに田中光二郎という名前があるが、それを、B1セルに田中、C1セルに光二郎として分割してセルに表示させたい。その時は、B1セルに

=LEFT(A1,2)

※田中という文字が2文字であるため。

C1セルに

=RIGHT(A1,3)

※光二郎という文字が2文字であるため。

と書きます。

このように書いたLEFT,RIGHT関数ですが、FIND関数と連動して使うと、より高度なことができます。

その前に、FIND関数をおさらいしましょう

FIND関数

=FIND(検索文字列, 対象, 開始位置)

例えば、

AJIDOA@yahoo.co.jp

というメールアドレスがA1セルにあったとします。

@の位置はどこでしょうか。

その際セルに、

=find(“@”,A1,1)

※末尾の開始位置は省略することもできます。その際も1として処理されます。

入力したセルには@が7番目であることから、セルには、7と返されます。

では、先程ご紹介したLEFT関数とどのように組み合わせて使えるのでしょうか。

例えば、先程ご紹介したアドレスを使って@の前の文字列のみを抽出する方法を一度考えてみましょう。

どのようにするのが最適でしょうか?

答えは

=LEFT(A1,find(“@”,A1)-1)

と書きます。先程と同様に、

=LEFT(A1,find(“@”,A1)と書くのは間違いです。なぜなら、@の前までを取り出したいからです。@が7番目なら、7番目迄と取り出しては行けないのです。その一つ前である6番目を取り出す必要があります。そのための−1です。

MATCH関数

指定したセルの中で、指定した数値、ないしは文字列が何番目かを探すことができるのです。

=match(検索値,セル範囲指定,照合の種類)

ではこのmatch関数どのように使えるのでしょうか。このmatch関数はvlookupと組み合わせて使うことが一番実用的なため、組み合わせ技をご紹介させていただきます。

A列に果物番号、B列に果物名、C列が果物の価格が書かれているとします。一方シート2には、A列には果物番号があるものの、B列に果物の原産国が書かれています。

あなたは、シート1のD列にA列の果物番号に合わせて、原産国を記入していかなくてはなりません。もちろん、シート2とシート1のA列の番号の順番はばらばらです。

この時に、先程は答えとして

=VLOOKUP(A1,シート2!A:D,2,0)

をご紹介させていただきましたが、原産国が2列目にあるか分からない場合を考えてみてください。もし仮に、Z列まであり、その中の一つの列名が原産国がある場合は列番号を数えるのは大変ではないでしょうか。

その場合に使うのがmatch関数です。

=VLOOKUP(A1,シート2!A:D,match(”原産国”,A1:Z1,0),0)

という式が答えとなります。

SUBSTITUTE関数

=SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列,対象)

SUBSTITUTE関数は、ズバリ対象セル内で置換ができる関数です。検索文字列を置換文字列に置き換えることができます。

例えば、A1セルに、商品コード18938-14839があるとします。この「-」があるせいで、VLOOKUPの検索値に引っかからないという場合を想定しましょう。

=substitute(a1,”-“,””,0)

これで「-」が省略して、1893814839になったかと思います。置換と同様な機能ではありますので、応用することを考えていない方は、置換でも良いかと思います。

以上、よく使うエクセルの関数を厳選させていただきました。是非この機会にエクセルを習得していただければと思います。

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